Conditions générales d’utilisation
La plateforme Luciole est éditée par l’Association pour le Développement et l’Innovation numérique des Collectivités (ci-après « Adico » ou « nous »), une association régie par la loi du 1er juillet 1901, immatriculée sous le numéro SIRET 384 452 611 00047 et dont le siège social est situé au 5 rue Jean Monnet – PAE du Tilloy à Beauvais (60006).
Directeur de la publication : Monsieur le Président, Jean-Pierre LEMAISTRE
Coordonnées téléphoniques : 03.44.08.40.40
Hébergeur : o2switch, 222-224 boulevard Gustave Flaubert – 63000 Clermont-Ferrand (tel : 04 44 44 60 40)
Les présentes Conditions générales d’utilisation ont pour objet de définir les modalités d’utilisation de la Plateforme Luciole » (ci-après, indifféremment « Plateforme » ou « Solution ») mise à disposition des Adhérents de l’Adico.
L’utilisation de la Plateforme est subordonnée à l’acceptation, sans réserve, par l’Utilisateur (tel que défini ci-dessous) des présentes Conditions générales. L’acceptation desdites Conditions générales est formalisée par le fait de cocher une case à cocher lors de la création d’un compte utilisateur.
En cas de modification des présentes en fonction des mises à jour de la Plateforme, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire, l’Utilisateur sera invité à prendre connaissance de la nouvelle rédaction et à accepter de nouveau les CGU.
Pour toute difficulté liée à l’utilisation de la Plateforme, contacter l’Adico au 03.44.08.40.40 ou par mail à l’adresse contact@adico.fr.:
DEFINITIONS
À chaque fois que ces termes et expressions seront employés dans les présentes Conditions générales d’utilisation, au singulier ou au pluriel, ils auront la signification suivante :
- « Conditions générales d’utilisation (CGU) » : désigne le présent document dont l’objet est de rendre accessible les modalités d’utilisation de la Plateforme dédiée à la gestion des relations entre l’Adico et ses Adhérents et non-Adhérents ;
- « Utilisateur » : désigne toute personne physique, à l’exclusion du personnel de l’Adico, agissant en son propre nom ou pour le compte de toute personne morale de droit public ou privé à laquelle elle est rattachée dans le cadre de ses fonctions ;
- « Compte utilisateur » : désigne chaque compte créé par l’Utilisateur pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités de la Plateforme, accessible via un identifiant et un mot de passe individuels ;
- « Adhérent » : désigne toute personne morale de droit public ou privé ayant adhéré à l’Adico selon les modalités définies par les statuts de cette dernière ;
- Les termes « Données personnelles », « Responsable du Traitement », « Traitement », « Sous-Traitant », « Données concernant la santé » revêtent les définitions données par le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), qu’ils soient pris au singulier ou au pluriel.
OBJET DU SERVICE
L’ouverture de la Plateforme aux Adhérents a vocation à offrir un outil supplémentaire de saisine des services de l’Adico et de suivi des demandes adressées, assurant une plus grande transparence vis-à-vis de la gestion des sollicitations par les services de l’Adico, et ce grâce à la possibilité pour l’Utilisateur de suivre en temps réel la gestion de ces dernières.
Fonctionnement et fonctionnalités du service
Dans un souci de transparence la Solution a été conçue pour permettre à chaque Utilisateur de visionner l’ensemble des informations accessibles via la Plateforme concernant son organisme de rattachement, sans cloisonnement.
La Plateforme permet notamment à l’Utilisateur de :
- consulter le dossier administratif de son organisme de rattachement et de le modifier ou le faire modifier ;
- formuler et suivre le déroulement de ses sollicitations auprès de nos services ;
. - accéder à l’historique de ses échanges avec l’Adico.
;
Disponibilité et évolutions
Le service tel que défini précédemment est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24, sauf cas de force majeure ou indisponibilité causé par un événement suivant, sans que cette liste revête un caractère limitatif : opération de maintenance, indisponibilité des serveurs pour quelque cause que cela soit, migration des serveurs, etc.
L’Adico se réserve la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, la Plateforme pour des raisons de maintenance, de sécurité, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.
Il est entendu entre les Parties que l’indisponibilité de la Plateforme, pour quelque raison que cela soit, ne saurait donner droit à l’Utilisateur à l’obtention d’une indemnité et/ ou constituer un motif de résiliation de son contrat d’adhésion.
En cas d’indisponibilité de la Plateforme, l’Utilisateur en est informé, par tout moyen utile, y compris l’envoi d’email. Il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement ou à utiliser un autre moyen de communication.
MODALITES D’UTILISATION DU SERVICE
Prérequis techniques
L’utilisation de la Plateforme requiert une connexion et un navigateur internet.
Afin de garantir le bon fonctionnement de la Plateforme, il est conseillé d’utiliser la dernière version de votre navigateur.
Pour télécharger un navigateur pris en charge ou pour mettre à jour votre navigateur, vous pouvez cliquer sur l’un d’eux dans la liste ci-dessous et suivre les instructions correspondantes :
Pour un fonctionnement optimal, l'affichage doit être paramétré avec une résolution minimale de 400 x 700px.
Il est entendu que les frais engendrés par la connexion à internet et l’utilisation de l’équipement informatique sont à la charge exclusive de l’Adhérent et/ ou de l’Utilisateur.
Identification de l’Utilisateur
Chaque Adhérent se verra ouvrir un droit d’accès à la Plateforme. Il lui reviendra ensuite de créer les Comptes utilisateurs de manière autonome, sans intervention de nos services, directement via la Plateforme. Le nombre de Comptes utilisateurs par Adhérent n’est pas limité à ce jour.
Afin de prévenir tout accès illégitime, un système de double authentification a été instauré pour la création d’un compte : l’Utilisateur doit renseigner dans les champs correspondants le numéro client de l’Adhérent et un numéro de facture ou de devis. Ces informations se trouvent sur toute pièce commerciales (devis, facture, etc.) adressée à l’Adhérent par l’Adico.
Dans le cas où l’Utilisateur procéderait à la création de Comptes utilisateurs ultérieurs, au bénéfice de ses collaborateurs ou collègues, il ne sera pas nécessaire d’avoir de nouveau recours au système de double authentification (cf. infra).
L’Utilisateur est libre de choisir son propre identifiant, ainsi que l’adresse mail attachée à son Compte utilisateur qui lui permettront de se connecter. Nonobstant cette liberté, l’Utilisateur se doit de respecter les contraintes suivantes concernant la création de son mot de passe :
- Contraintes techniques : la Plateforme impose une complexité de 8 caractères minimum pour la création du mot de passe ;
- Contraintes juridiques : l’Utilisateur s’engage à respecter les critères de complexité de mots de passe établis par la CNIL dans sa Délibération n° 2017-012 à savoir un mot de passe composé d’au moins 12 caractères et 4 types différents : des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
De plus, l’Utilisateur est vivement encouragé à respecter les bonnes pratiques recommandées par la CNIL en matière de mot de passe (recommandations de la CNIL pour créer un mot de passe robuste), et par conséquent de définir un mot de passe :
- Qui ne
- Propre à la plateforme ;
- Demeurant individuel et confidentiel, et n’étant divulgué à personne, pour quelque raison que cela soit. Pour ce faire, il convient de ne pas le noter sur papier ou support numérique, ou encore de le pré-enregistrer sur le navigateur internet.
Il convient en outre de ne pas le divulguer, que ce soit en interne ou à une personne tierce extérieure à votre organisme.
- Renouvelé de manière périodique et systématiquement en cas de compromission suspectée ou avérée de celui-ci.
Concernant l’adresse mail attachée au Compte utilisateur, l’Utilisateur est invité à son conformer à la politique y afférent définie par son organisme.
Il est à noter que plusieurs Utilisateurs peuvent être rattachés à une même adresse mail. Les comptes Utilisateurs propres à chacun seront dans ce cas distingués au moyen de leur identifiant.
Une fois ces étapes franchies, l’Utilisateur peut se connecter et accéder à la Plateforme.
Gestion des Comptes utilisateurs ultérieurs et droits
Tout Utilisateur dispose de droits d’administrateur lui permettant de :
- Créer de nouveaux accès à la Plateforme ;
- Supprimer des accès à la Plateforme ;
- Gérer les droits de chaque Utilisateur rattaché à son organisme.
Il est vivement recommandé de définir au sein de la structure de l’Adhérent une gestion active des droits en :
- Identifiant des profils administrateurs (en nombre restreint) et des profils utilisateurs ;
- Prévoyant une procédure en cas de départ d’un Utilisateur de la structure de l’Adhérent, pour supprimer son accès à la Solution. A cet égard, il est à rappeler que la réutilisation de comptes préexistants est à proscrire et que de nouveaux comptes doivent être créés au besoin.
Gestion du Compte utilisateur et dossier administratif de l’Adhérent
Compte utilisateur
L’Utilisateur est averti des évènements liés au traitement de sa demande par voie de notifications. Ces notifications sont assurées via la Plateforme et, si la fonctionnalité est active, par voie d’emails automatiques.
L’envoi de notifications sur la boite mail de l’Utilisateur peut être désactivé par l’Utilisateur à tout moment. Pour ce faire, il devra se désinscrire en utilisant le lien mis à sa disposition dans un des emails de notification reçus.
En complément, il est recommandé à l’Utilisateur de se déconnecter à la fin de sa navigation. La fermeture automatique de la session Utilisateur en cours intervient au bout de 4h d’inactivité.
Dossier administratif de l’Adhérent
L’Utilisateur peut visionner le dossier administratif de son organisme de rattachement, tel qu’il a été rempli par nos services.
Il peut librement modifier ou, à défaut, en faire la demande, les horaires d’ouverture de son organisme indiqués. Il est par ailleurs invité à le faire si nécessaire afin que nos services le recontactent durant les heures d’ouverture effective.
Les autres informations relatives à l’Adhérent ne peuvent être modifiées que par le recours à un formulaire dédié, disponible dans le dossier de l’Adhérent. La demande de modification portée par le formulaire sera prise en compte par nos services dans les meilleurs délais, dans la limite des horaires d’ouverture habituels de l’Adico.
Il est rappelé à l’Utilisateur qu’un dossier administratif à jour et comportant des informations exactes permet à nos services d’accompagner l’Adhérent de façon optimale.
Gestion et suivi des demandes
Création d’une nouvelle sollicitation
L’Utilisateur souhaitant formuler une demande auprès d’un service de l’Adico doit utiliser les canaux prévus à cet effet : la présente Plateforme si cette fonctionnalité est active et/ou à défaut, via appel téléphonique ou email.
L’Utilisateur est invité à prêter attention au service destinataire qu’il indique lors de la formulation d’une demande. L’Utilisateur reconnait qu’une demande qui n’aura pas été correctement attribuée et/ ou détaillée ne pourra être traitée dans les délais habituels et légitimement attendus de la part de l’Adhérent.
Il est également entendu que l’attribution de la sollicitation à un service spécifique de l’Adico par l’Utilisateur ne fait pas obstacle à ce que ce dernier soit recontacté par un autre service.
Complétude et contenu de la demande
L’Utilisateur s’engage à fournir, dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, les seules informations nécessaires à la gestion de sa demande. Celles-ci doivent être exactes, à jour et complètes. Dans cette optique, l’Utilisateur est informé qu’un nombre minimal de caractères est imposé pour la rédaction d’une demande via la Plateforme (50 caractères). A l’inverse, une sollicitation ne pourra dépasser les 5000 caractères. Ces limites ne comprennent pas les espaces.
Il est rappelé à l’Utilisateur que toute omission de sa part ou toute information lacunaire entrainera des retards de traitement de sa demande.
A tout moment (lors de la création d’une sollicitation ou ultérieurement) et à condition que la fonctionnalité soit disponible, l’Utilisateur peut déposer des pièces sur la Plateforme. L’Utilisateur est averti que, le volume et le format des pièces jointes à une demande seront limités comme suit :
- Formats acceptés : jpg, jpeg, gif, png, pdf ;
- Taille maximale des pièces : 10 Mo.
L’Utilisateur est informé que l’ensemble de sa sollicitation est consultable tant par l’ensemble des autres Utilisateurs rattachés au même organisme Adhérent que par le personnel de l’Adico.
Par conséquent, l’Utilisateur fait son affaire de formuler sa demande de façon neutre (éviter tout commentaire ou jugement de valeur non objectif et non pertinent) et de n’indiquer que les informations et les éléments strictement nécessaires au bon traitement de sa sollicitation. Dans la mesure du possible, l’Utilisateur s’abstiendra d’inclure des Données personnelles autres que celles nécessaires à son identification ainsi qu’à celle de son interlocuteur.
L’Utilisateur est seul responsable des Données personnelles qu’il choisit de communiquer dans le cadre des sollicitations qu’il effectue. Il lui est expressément rappelé les règles de confidentialité prévues par le RGPD et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (LIL).
Par ailleurs, l’Utilisateur est informé que l’Adico ne dispose pas d’une certification l’habilitant à héberger des Données concernant la santé, et que par conséquent l’Utilisateur ne doit en aucun cas faire transiter de telles données sur la Plateforme.
L’Utilisateur ne doit nullement diffuser via la Plateforme les identifiants et mots de passe éventuellement nécessaires au traitement de sa demande.
Traitement des demandes abusives ou frauduleuses
L’Adico se réserve le droit de ne pas prendre en charge voire de supprimer les demandes ne respectant pas les présentes ou présentant un caractère abusif, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou aux demandes susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.
Il en va de même des demandes contenant des propos injurieux ou dénués de clarté quant à l’objet de la demande.
Toute utilisation frauduleuse de la Plateforme pourra faire l’objet d’une suppression du ou des Comptes utilisateurs sans que cela ne puisse entrainer une résiliation du contrat de l’Adhérent et/ ou de poursuites judiciaires selon les dispositions en vigueur (cf. infra).
CONTENU DE LA SOLUTION
« L’Utilisateur est informé que le logo « ADICO » disponible sur ce site est une marque semi-figurative enregistrée au près de l’INPI et par conséquent protégé par les dispositions relatives aux droits de propriété intellectuelle (dépôt du 22 octobre 2018 - N° national : 18 4 493 485). L’Utilisateur reconnait que toute utilisation de ce signe dans le cadre de la vie des affaires, sans le consentement préalable, exprès et écrit de l’Adico, entrainerait l’engagement de sa responsabilité administrative, civile et pénales ».
ENGAGEMENT ET RESPONSABILITE
L’Adico s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’Utilisateur, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
L’Adico ne garantit pas les performances de la Plateforme qui peuvent varier compte tenu de la qualité du réseau Internet et/ou des configurations techniques, qui sont en dehors de sa maîtrise.
L’Utilisateur est invité à signaler dans les meilleurs délais à l’Adico tout incident de sécurité (piratage, vol de moyen d’authentification, usurpation d’identité, virus...) qui nécessiterait de suspendre l’utilisation de son Compte utilisateur ou de prendre des précautions particulières.
Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour une personne physique et de 225 000 euros pour une personne morale conformément aux dispositions de l’article 441-12 du code pénal.
PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Dans le cadre de la mise à disposition de la Solution, l’Adico est susceptible d’agir, au regard des Données personnelles qui y sont déposées, en tant que :
Responsable du Traitement pour les Données des Utilisateurs ;
- Sous-Traitant pour les Données déposées par les Utilisateurs et concernant des tierces personnes.
Il est entendu que la qualification des Parties est fonction de l’espèce considérée.
Dans le cas où l’Adico est Responsable du Traitement des données des Utilisateurs, elle traite lesdites données afin de permettre l’accès à la Solution, et ce conformément à sa Politique de confidentialité, disponible sur le lien suivant.
Il est rappelé aux Utilisateurs qu’ils disposent d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de leurs données, de limitation et d’opposition au traitement, de portabilité des données ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de leurs données post-mortem.
Dans le cas où l’Adico est Sous-Traitant, il est rappelé à l’Utilisateur que l’Adhérent a signé et accepté les Conditions générales de vente de l’Adico, qui comprennent un ensemble de clauses relatives à la sous-traitance. Ces clauses s’appliquent pleinement dans le cadre des traitements que l’Adico serait amenée à réaliser en tant que Sous-Traitant de l’Adhérent en vertu des présentes. Pour rappel, l’Utilisateur peut consulter les Conditions générales de ventes sur le lien suivant : https://www.adico.fr/wp-content/uploads/CGV-Adico-12-2019.pdf.
COMPETENCES
Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties s’engagent avant tout recours juridictionnel à rechercher une solution amiable. A défaut d’une telle solution, les tribunaux français ont compétence pour se prononcer sur tout litige susceptible de naître entre les parties relativement à l'exécution des présentes.